Etätapahtumaopas

Opas etätapahtumien järjestäjälle

Johdanto

Koronapandemia jätti moninaisen jäljen maailmaan. Työpaikoilla suhde etätyöhön muuttui radikaalisti, mutta myös perinteisessä yhdistystoiminnassa tapahtui asennemuutos tilaisuuksien ja toiminnan järjestämiseen. Hallitusten kokouksia sekä erilaisia etäseminaareja järjestetään edelleen etänä lähitapaamisten rinnalla johtuen etä- ja hybriditilaisuuksien mukanaan tuomista mahdollisuuksista.  

Etätilaisuudella on useita etuja suhteessa lähitapaamisiin. Osallistujat ja alustajat voivat osallistua tilaisuuksiin mistä tahansa verkkoyhteyksien ääreltä, eikä matkustamiseen mene aikaa. Esimerkiksi korkean tason puhujien saaminen paikallisyhdistyksen tapaamiseen on helpompaa, kuin lähitapaamisissa. Tilaisuudet on myös helppo tallentaa jatkokäyttöä varten. Lisäksi osallistujat eivät ole sidottuja fyysisesti istumaan yleisössä, vaan voivat käyttää ajan arkisiin askareisiin tai vaikka lenkkeilyyn. Järjestäjän näkökulmasta tilan ja tarjoilujen järjestäminen jäävät pois. 

Tämän oppaan ajatuksena on madaltaa kynnystä etätilaisuuksien järjestämiseen ja tarjota apua siihen, miten tapahtumiamme voisi etäyhteyksien avulla seurata entistä laajempi kuulijakunta. Jos järjestetään lähitapaaminen, voisiko samalla “vaivalla” tarjota sen netin kautta katsottavaksi myös kaikille niille aiheesta kiinnostuneille, jotka eivät syystä tai toisesta pääse osallistumaan fyysisesti. Tai mitä on syytä huomioida kun tilaisuus on pelkästään verkossa. Oppaan avulla pyrimme tarjoamaan ideoita ja vinkkejä kaiken tämän mahdollistamiseksi. Opas keskittyy erityisesti etänä järjestettävien yleisötapahtumien järjestämiseen, mutta samoja oppeja voi hyödyntää kaikenlaisten etä- ja hybriditilaisuuksien toteuttamiseen. 

Ennen tilaisuutta

Tavoite ja kohderyhmä

Tilaisuuden, toteutettiinpa se sitten etänä, hybridinä tai täysin lähitapahtumana, järjestäminen on aloitettava tekemällä itselle selväksi tilaisuuden tarkoitus ja tavoite. Vaikka saman teeman tiimoilta olisikin jo järjestetty etätilaisuus esimerkiksi naapuripiirin alueella, voi silti olla kannattavaa järjestää oma tilaisuus hiukan erilaisella kärjellä ja tavoitteella. 

Tilaisuuden luonne ja tavoitteet määrittävät sen kohderyhmän. Usein eri teemat puhuttelevat useampaa kuin yhtä kohderyhmää: keskustelutilaisuus viimeisimmän budjettiriihen sisällöstä voi houkutella mukaan niin opiskelijoita kuin eläkeläisiä siinä missä sosiaaliturvasta puhuminen työssäkäyviä ja työelämän ulkopuolella olevia. Tilaisuuden kohdentaminen tietylle kohderyhmälle ei siis tarkoita, etteikö myös kohderyhmien ulkopuolinen voisi kiinnostua tapahtumasta ja saapua paikalle. Kohderyhmän määrittäminen kuitenkin auttaa sekä ohjelman suunnittelua että tilaisuuden markkinoinnin kohdentamista ja on siksi suositeltavaa. Varsinkin sosiaalisen median maksettua mainontaa hyödynnettäessä kannattaa tehdä tarkka rajaus, keille kaikille mainos laitetaan näkymään. 

Kaikki tilaisuudet ovat hyviä paikkoja tehdä jäsenhankintaa omalle kokoomusyhdistykselle. Kokoomuksen toimintaa omassa kunnassa voi lyhyesti esitellä tilaisuuden alkusanoissa sekä kertoa, mistä lisätietoa voi löytää. Tilaisuuden alussa tai lopussa on syytä toimintakehotuksen muodossa kannustaa ihmisiä tutustumaan ja liittymään kokoomuksen toimintaan yhdistyksen omien verkkosivujen tai www.kokoomus.fi/liity-jaseneksi -sivujen kautta. 

Työnjako ja vastuu

Onpa järjestettävä etätilaisuus pieni tai suuri, on apukäsille aina tarvetta ja siksi työnjaolla on suuri merkitys. Jos vastuu on kaikilla, ei vastuu ole oikein kenelläkään. On siis tärkeää nimetä yksi henkilö, joka ottaa kokonaisvastuun tilaisuuden järjestämisestä. Hän koordinoi ja huolehtii mukana olevien tehtävänjaosta sekä ylipäänsä tilaisuuden toteutumisesta.  

Kokonaisvastuun lisäksi tilaisuuden järjestely on syytä pilkkoa pienempiin osiin. Tilaisuudessa kannattaa olla ainakin kaksi vastuuhenkilöä, joista toinen vastaa tapahtuman sisällöstä ja toinen tekniikasta. Suuremmissa ja vaativammissa tapahtumatoteutuksissa tehtäviä voi jakaa useammalle henkilölle.

Miettikää ainakin:  

• Kuka taustoittaa vierailevalle puhujalle, millaiseen tilaisuuteen hän on osallistumassa, kysyy, saako tilaisuuden mahdollisesti tallentaa sekä testaa tekniikan hänen kanssaan?  
• Kuka toimii teknisenä tukihenkilönä taustalla esim. mykistäen tai poistaen mahdolliset häiriköt? 
• Kuka juontaa tilaisuuden?  
• Kuka seuraa ja jakaa puheenvuoroja? 
• Kuka jakaa mahdollisen esityksen kokousalustalle (puhuja itse, vai joku järjestäjistä)? 
• Kuka seuraa alustalle tulevia kommentteja? 
• Kuka hoitaa tapahtuman viestinnän ja markkinoinnin? 
• Kuka tallentaa tilaisuuden ja editoi tallenteen? 

Etänä toteutetuista tilaisuuksista harvoin aiheutuu kuluja laitehankintojen jälkeen. On kuitenkin syytä huomioida ja pitäytyä tapahtumalle sovitussa budjetissa markkinoinnin sekä mahdollisten ulkopuolelta ostettujen palveluiden osalta.  

Mikäli tilaisuuden teknisessä toteutuksessa tarvitaan apua ja ohjeita, ei pidä epäröidä kääntymistä oman piiritoimiston puoleen.

Ohjelma

Huolella valmisteltu ohjelma ja hyvien puhujien kiinnittäminen tilaisuuteen näyttelevät tärkeää roolia tilaisuuden osallistujien houkuttelussa.  

Tilaisuuden puhujia ja esiintyjiä kutsuttaessa on syytä olla liikkeellä hyvissä ajoin. Nyrkkisääntönä on, että mitä korkeamman profiilin puhuja, sitä pidempi aika kutsun ja tilaisuuden välillä on oltava, jotta puhujan kalenteri ei ole ehtinyt jo täyttyä muista tilaisuuksista. Kutsun ja tilaisuuden väliin on hyvä jättää vähintään kuukausi pelkästään jo markkinointisyistä. Tilaisuutta on aina helpompi mainostaa, kun puhujat ja esiintyjät on jo sovittu.  

Mikäli tilaisuuteen saapuu vieraileva puhuja, on hänelle syytä kertoa etukäteen olennaiset tiedot tilaisuuden luonteesta sekä yleisöstä, jotta hän voi mahdollisuuksien mukaan huomioida nämä esityksessään. Tämä voi olla myös oiva tilaisuus testata puhujan kanssa hänen käyttämänsä tekniikka, jotta myös laitteiden toiminnasta voidaan olla varmoja ennen tilaisuutta.  

Vaikka tilaisuuteen saataisiin hyvä ja asiapitoinen ohjelma, on yli tunnin mittaisen etätilaisuuden seuraaminen usein raskas urakka kelle tahansa. Siksi viihteelliset ja osallistavat elementit voivat toimia piristävänä osana ohjelmaa. Yleisöltä voidaan kysyä heidän mielipidettään eri työkalujen avulla tai heille voidaan järjestää ohjattu taukojumppa keskelle kolmetuntista seminaaria. Musiikki, kuvat sekä keskustelu voivat tuoda tarvittavaa rytmitystä niin lyhyeen kuin pitkään tilaisuuteen. 

Ajankohta ja alusta tilaisuudelle

Kohderyhmät on syytä ottaa huomioon tilaisuuden ajankohtaa pohdittaessa. Työssäkäyvien on vaikea osallistua keskellä arkipäivää järjestettyyn tilaisuuteen. Sen sijaan senioriväestölle päivätilaisuus sopii hyvin. Viikonloppuisin useat työssäkäyvät ihmiset ovat vapaalla, mutta opiskelijat ja nuoret haluavat käyttää vapaa-aikansa muuhun kuin etätilaisuuksissa istumiseen.  

Arki-illat klo 17 jälkeen ovat suurelle osalle väestöä sopivia aikoja. Usein tapahtuman ajankohta on kuitenkin valittava pelkästään sen mukaan, milloin haluttu puhujavieras pääsee paikalle. 

Microsoft Teams on vakiintunut valtakunnallisten kokoomustapahtumien yleisimmäksi järjestämisalustaksi. Teams-kokousten koolle kutsuminen kuitenkin edellyttää omien maksullisten Microsoft-tunnusten omistamista, mistä johtuen vaihtoehtoisena alustana suositellaan maksutonta Google Meet -sovellusta. Teamsista, Meetista ja useista muista etätilaisuuksia tukevista sovelluksista on lyhyt kuvaus oppaan lopussa.  

Tarvittava tekniikka 

Etätapahtuman järjestäminen vaatii usein järjestäjiltä enemmän teknisiä valmiuksia kuin lähitapahtuman. Kolme tärkeintä asiaa, joiden on tilaisuuden alkaessa syytä olla kunnossa, ovat nettiyhteys, ääni sekä kuva. Riittävä nettiyhteys on tarpeellinen erityisesti tilaisuuden puhujilla ja sillä, joka mahdollisesti striimaa tilaisuuden verkkoalustalle, kuten Facebookiin tai Youtubeen. Sama koskee ääntä ja kuvaa: tietokoneen mikrofoni ei välttämättä tuota erityisen hyvää ääntä eikä web-kameran kuvasta saa tarkkaa selkoa. Nämä tekniset seikat on syytä tarkastaa etukäteen ja mikäli vieraileva puhuja sitä tarvitsee, voidaan hänelle rakentaa esiintymismahdollisuus esimerkiksi piiritoimistolle tilaisuuden laadukasta toteutusta varten. 

Hybriditilaisuudessa edellä mainituista seikoista erityisesti riittävän äänenlaadun takaaminen vaatii järjestäjien huomiota. Usean puhujan paneelin järjestämiseen kannettavan tietokoneen mikrofonit ovat täysin riittämättömät. Nyrkkisääntönä on: mitä useampi henkilö mikrofonin äärellä on, sitä parempi mikrofonin on oltava. Kameran ja mikrofonin sijoittelu on syytä testata hyvissä ajoin etukäteen, jotta tilaisuus pääsee alkamaan sujuvasti.  

Talous 

Etätapahtuman järjestäminen voidaan toteuttaa täysin maksuttomasti, mikä tekee siitä houkuttelevan vaihtoehdon lähitapahtumien rinnalle. Valtakunnan tason puhujia voi kutsua ilman matka- ja majoituskuluja vieraaksi kerran kuussa järjestettävään etäseminaariin eikä tilavuokrista tarvitse huolehtia, vaikka väkeä tulisikin satapäin paikalle. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettei tilaisuuksiin kannattaisi harkitusti budjetoida rahaa. 

Riittävän tekniikan ostaminen yhdistyksen käyttöön voi helpottaa paitsi nykyisten myös tulevien toimijoiden työtä. Ulkoisen mikrofonin ja kameran ostaminen voivat tuntua kerta sijoituksena suurilta, mutta huolella käytettyinä ne palvelevat tapahtumajärjestäjiä vuosia eteenpäin. 

Tapahtuman markkinoinnin lisäksi erilaisen ohjelman tarjoamiseen voi harkita panostusta. Esimerkiksi R-kioski on pitkään tarjonnut mahdollisuutta “etäkahvien” tarjoamiseen: järjestäjä voi ostaa kahvit sähköpostiosoitteiden perusteella osallistujille, jotka saavat itselleen koodin, jolla voivat hakea lähimmältä R-kioskilta itselleen maksetun kahvin. Tällaiset normaalista etätapahtumasta poikkeavat tempaukset voivat taata sen, että osallistujat muistavat tapahtuman vielä pitkään ja tulevat vastakin järjestettyihin tilaisuuksiin. 

Asiat muistiin 

Heti tapahtuman suunnittelun alkaessa on syytä dokumentoida tehdyt päätökset.  Osoitteesta www.kansio.fi/tapahtumaopas löytyvä sähköisessä muodossa oleva tapahtumajärjestäjän muistilista tarjoaa pohjan sille, mitä kaikkea tapahtuman järjestelyissä on syytä huomioida. Kirjoittamalla kaikki suunnitelmat ja järjestelyt ylös, voi helpottaa myös tulevien tapahtumien järjestelyitä. Arkistoitu muistilista voi toimia valmiina pohjana myöhemmin järjestettäville tapahtumille.

Luvat kuvien, musiikin ja videoiden käyttöön 

Kuten kaikessa markkinoinnissa ja tapahtumatuotannossa, on syytä huomioida käytettävän median lupaprosessit. Kaikkien kuvien käyttäminen ei ole tapahtumamarkkinoinnissa luvallista. Turvallisin tie on tehdä omat mainoskuvat itse esimerkiksi Canva-työkalulla ja hyödyntää yhdistyksen tai järjestäjän itse ottamia valokuvia esimerkiksi Facebook -tapahtuman kansikuvassa. Erilaisia ilmaisia kuvapankkeja on myös runsaasti: esimerkiksi Pixabay- tai Shutterstock-kuvapankeista voit maksuttomasti poimia kuvia vapaaseen käyttöön.  

Videomateriaalia on mahdollista toistaa tapahtumassa esim. YouTuben kautta. Järjestäjä voi esittää YouTube -videon tapahtumassa, mutta mikäli tapahtuma esimerkiksi tallennetaan ja julkaistaan YouTubessa tai jossain toisessa some-alustassa, on mahdollista, että tekijänoikeudet astuvat mukaan kuvioihin. Vaikka videon katsominen ja esittäminen tapahtumassa on sallittua, sen jälleen esittäminen omissa tallenteissa ei automaattisesti ole. Tällaiset osat onkin syytä poistaa tallenteelta jo editointivaiheessa. 

Mikäli tilaisuus tai sen osa jaetaan julkisesti ja siinä käytetään musiikkia, on syytä huomioida tekijänoikeuskysymykset. Lisätietoja löydät osoitteesta: www.teosto.fi. Lisätietoa vapaasti käytettävistä lisensseistä löydät osoitteesta: https://creativecommons.fi/lisenssit/ 

Markkinointi 

Jotta ihmiset voivat osallistua tapahtumaan, heidän pitää tietää siitä. Ja mielellään hyvissä ajoin. Viestiä kannattaa levittää monissa eri kanavissa ja sitä kannattaa toistaa. 

Kaikki markkinointi perustuu lopulta toistoon. Siksi säännöllisesti toistuvien tapahtumien ja nimien muistijälki on vahvempi kuin yksittäisen ja kertaluontoisen. Tapahtumasarjan brändääminen voi siksi osoittautua oivaksi ratkaisuksi ja madaltaa myös kynnystä osallistujille saapua paikalle.  

Printtimainonta 
Jos tapahtuma pidetään verkossa, kannattaako sitä mainostaa printissä? Kohderyhmäajattelu ratkaisee paljon: seniorit ovat aktiivisia lehtien lukijoita, joten myös etätapahtuman mainostaminen printtilehdessä voi osoittautua oivaksi ratkaisuksi. Tällöin on kuitenkin tärkeää, että tapahtumaan liittyminen on tehty mahdollisimman helpoksi, esimerkiksi lyhytosoitteen avulla, joita voi tehdä maksutta omille verkkosivuille tai jos sivuja ei ole käytössä, esimerkiksi bitly.com-palvelulla: lehtimainoksessa ei voi olla pitkiä numerosarjoja sisältäviä linkkejä, mutta esimerkiksi www.kansio.fi/kokoomuskouluttaa mahtuu pieneen tilaan ja on helposti siirrettävissä lehden sivuilta omaan selaimeen. 

Printtimainoksella myös viestitään laajemmin kokoomuksen aktiivisuudesta. Vaikka lukijat eivät eksyisi itse etätapahtumaan, jää heille mainoksen huomatessaan muistiin se, että kokoomus on aktiivinen. Lehtimainokset ovat kuitenkin kalliita, joten kannattaa harkita, onko yhdistyksen syytä panostaa juuri kyseisen tapahtuman mainostamisessa printtiin.  

Mainonta sosiaalisessa mediassa 
Sosiaalinen media on erinomainen tapa näkyvyyden saamiseen tapahtumamarkkinoinnissa. Facebookiin voit luoda oman tapahtuman ja kutsua rinnakkaisjärjestäjiksi muita yhteistyötahoja. Lisäksi järjestäjät voivat suoraan kutsua omalla kaverilistallaan olevia henkilöitä tapahtumaan. Jokainen tapahtumasta kiinnostunut tai siihen osallistumisensa ilmoittava myös välillisesti markkinoi tapahtumaa, sillä kiinnostus näkyy heidän omalla aikajanallaan heidän omille kontakteilleen.  

Sosiaalisen median eri kanavat tavoittavat eri kohderyhmiä. Työikäinen väestö ja ikäihmiset suosivat Facebookia ja nuoret Instagramia sekä muita uudempia kanavia. 

Myös maksullinen mainonta sosiaalisessa mediassa on vaivansa arvoista. Jo muutamalla kympillä saattaa saada mukavasti näkyvyyttä. Kohderyhmäksi voi valita sivujen tykkääjät tai tietystä teemasta kiinnostuneet paikkakunnan asukkaat. Jotta voit mainostaa omissa somekanavissasi, on sinun suoritettava tunnistautuminen ja saatava mainosluvat. Tunnistautumisprosessi voi vaatia päivistä viikkoihin aikaa, joten sille on hyvä varata aikaa. Lisäohjeita saat Kokoomuksen YouTube -kanavalle julkaistuista opetusvideoista sekä osoitteesta www.kokoomus.fi/materiaalipankki.  

Jäsenistölle tapahtumia kannattaa markkinoida suoraan yhdistyksen omia viestintäkanavia käyttäen. Monella paikkakunnalla on yhteisiä WhatsApp -keskusteluja, Facebook-ryhmiä ja muita foorumeita. Ajankohtaiset tapahtumat on aina löydyttävä jäsenille lähetettävistä sähköpostiviesteistä. Kannattaa myös muistuttaa vinkkaamaan tapahtumasta kavereille ja tutuille! 

Kilta 
Kokoomuksen paikallisyhdistysjohdolla on oikeudet käyttää kokoomuksen tietojärjestelmä (Yhdistyskäyttäjän jäsenrekisteri) Kiltaa. Killan kautta tapahtuma nousee näkyviin kaikille sivuille, joissa tapahtumakalenteri on käytössä. Killan käyttö edellyttää, että tiedot yhdistyksen vastuuhenkilöistä (puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja tapahtumasihteeri) ovat jäsenrekisterissä ajan tasalla. 

Verkkosivut 
Mikäli yhdistyksellä on käytössään Killan verkkosivujen tapahtumaosio omilla sivuillaan, on se syytä pitää päivitettynä ja ajantasaisena. Lähi-, hybridi- sekä etätilaisuuksien lisääminen sinne toimii myös joissain tapauksissa markkinointina: osa jäsenistöstä etsii edelleen tietoa verkkosivuilta.  

Kuva kiinnittää katsojan huomion, houkutteleva otsikko lisää mielenkiintoa ja oleelliset tiedot tapahtumista on oltava helposti luettavassa muodossa. 

Canva 
Kokoomusyhteisössä käytetään työkalu Canvaa, jonka valmiita ilmoituspohjia on osoitteessa www.kokoomus.fi/canva. Sen avulla on mahdollista tehdä tilaisuudesta mainosmateriaaleja niin sanomalehtiin, jaettaviin esitteisiin kuin sosiaalisen median eri kanaviin. 

 

Järjestäjien yhteydenpito tapahtuman aikana

 Tilaisuuden aikana voi sattua ja tapahtua yhtä jos toista. Puhujan mikrofoni voi lakata toimimasta, joku on pyytänyt puheenvuoroa keskusteluosiossa, mutta äänessä oleva puhuja ei sitä huomaa, esitys ei näy kunnolla tai nettiyhteys pätkii poikkeuksellisen paljon. Työnjaosta riippumatta on järjestäjien syytä olla valppaana ja yhteyksissä toisiinsa tapahtuman aikana, jotta mahdollisiin ongelmiin voidaan reagoida nopeasti. Tätä tarkoitusta varten voivat järjestäjät luoda esimerkiksi väliaikaisen WhatsApp-ryhmän, jossa vaihtavat ajatuksia tapahtuman aikana.  

Tilaisuuden aikana

Tilaisuuden huolellinen suunnittelu ja hyvin tehdyt valmistelut ovat varmin tae tilaisuuden onnistumiseksi. Jokaiseen tilaisuuteen liittyy kuitenkin asioita, joiden ennakointi ei ole mahdollista ja siksi tilaisuuden kestäessä on varauduttava erilaisiin muuttuviin asioihin ja olosuhteisiin. 

Laitteiden testaus 
Tapahtuman sujuvuuden varmistamiseksi kannattaa testata laitteet ja yhteydet etukäteen. Suuremmissa tilaisuuksissa kannattaa järjestää testitilaisuus etukäteen tai viimeistään hyvissä ajoin ennen varsinaisen tilaisuuden aloitusta, jossa voidaan varmistua siitä, että kaikki palaset toimivat. Samalla pääsee myös sopimaan toimintatavoista tilaisuuden aikana sekä mahdollisesti vinkkaamaan ulkopuoliselle puhujalle, miten esimerkiksi ääni kuuluu parhaiten.  

Tilaisuuden avaus 
Tilaisuuden alussa on syytä käydä läpi osallistujien kesken yhteiset pelisäännöt sujuvan tapahtuman varmistamiseksi. Osallistujille on syytä kertoa: 

• Mikä on tilaisuuden aikataulu?
• Miten puheenvuoroja pyydetään?
• Tallennetaanko tilaisuus?
• Miten kameraa toivotaan käytettävän
• Mitä mahdollisia muita sovelluksia käytetään esimerkiksi kyselyihin
• Toimitetaanko puhujien esitysmateriaali osallistujille tilaisuuden päätteeksi
• Muut mahdolliset asiat 

On myös hyvä kertoa, halutaanko esimerkiksi kysymykset ja kommentit puheenvuoron aikana, vai vasta lopussa. Erityisesti alle kymmenen hengen pienissä tilaisuuksissa kameran käyttö luo vuorovaikutteisuutta ja sitä kannattaa suosia. Esittäjien on syytä käyttää kameraa aina. Lisäksi esimerkiksi Microsoft Teamsin ja Google Meetin chatit ovat hyviä työkaluja kerätä kysymyksiä puheenvuoron aikana. 

Tilaisuuden tallennus 
Jos tilaisuus tallennetaan, siitä on syytä kertoa osallistujille. Myös tallenteen käyttötarkoitus on tarpeen avata. Jos tilaisuutta on tarkoitus jälkieditoida ja esimerkiksi yleisön puheenvuorot aiotaan leikata pois, sekin on hyvä mainita heti tilaisuuden alussa. Tallennus on mahdollista tehdä esimerkiksi Teamsin tallennusominaisuudella tai OBS-sovelluksella. Lisätietoa esimerkiksi OBS:n käytöstä löytyy kokoomuksen materiaalipankista. 

Teknisiin ongelmiin reagoiminen 
Parhaat keinot ratkoa ongelmia ovat etukäteen testaaminen ja harjoittelu. Jos mahdollista, varalla kannattaa pitää toista laitetta, jolla voi liittyä tilaisuuteen ongelmien kärjistyessä. Myös vaihtoehtoinen verkkoyhteys on hyvää riskienhallintaa. Kaikkiin ongelmiin ei kuitenkaan pysty varautumaan etukäteen. Virheitä ei pidä pelätä, vaan ne ovat erinomainen tapa oppia seuraavia kertoja varten! Mahdolliset haasteet on hyvä käydä läpi järjestäjien kesken tilaisuuden jälkeen, jotta kaikkien osaamista saadaan kehitettyä. 

Pysytäänkö aikataulussa 
Tilaisuuden yleisön ei tarvitse tietää, kuinka kauan kunkin ohjelmanumeron on tarkoitus kestää. Heille riittää, kun tilaisuus alkaa ja päättyy ilmoitettuna ajankohtana. Jos joku ohjelmaosuus ylittää tai alittaa suunnitellun ajan tai esiintyjä saapuu paikalle myöhästyneenä tai hän joutuu rientämään seuraavaan tapahtumaansa kiireellä, muun ohjelman joustoilla pyritään saamaan kokonaisaikataulu täsmäämään siten, ettei yleisö huomaa alkuperäisen suunnitelma muuttuneen. Osallistujien aikataulua on hyvä kunnioittaa lopettamalla tilaisuus viimeistään ohjelmaan merkittynä aikana. 

Turvallisuus 
Kokoomustilaisuus on onnistunut, kun kaikki menee hyvin eikä kukaan huomaa mitään erikoista. Tilaisuus on hyvin suunniteltu, kun asioita on ajateltu etukäteen ja vaihtoehdot on valmiiksi pohdittu, vaikka yllätyksiä olisi tullut.  

Tapahtumajärjestäjän on syytä varautua mahdollisiin häiriöihin tilaisuuden aikana. Joku osallistuja voi unohtaa mikin tahattomasti päälle tai toinen ei malta keskeyttää puhettaan, vaikka ohjelmassa tulisi jo mennä eteenpäin. Myös tietoista häiriköintiä voi esiintyä, jos tilaisuus on kaikille avoin. Tätä varten on syytä nimetä joku, joka tarvittaessa puuttuu tilanteeseen esimerkiksi mykistämällä tai poistamalla henkilön etätilaisuudesta.  

Mikäli häiriökäyttäytymistä ilmenee, on siihen puututtava kohteliaasti, mutta määrätietoisesti. Jos häiriötilannetta ei pyytämällä ja käskemällä saada päättymään, on järjestäjien mahdollista poistaa häiriökäyttäytyjät kokouksesta. Kannattaa selvittää etukäteen, miten henkilön poistaminen onnistuu käyttämässänne alustassa. 

Lähitilaisuus hybridiksi 
Perinteiset puhetilaisuudet on helppo muuntaa hybriditilaisuuksiksi. Siihen tarvitaan ainoastaan matkapuhelin, jalusta sekä mieluiten ulkoinen mikrofoni, kuten esimerkiksi hyvä kokouskaiutin. Voit striimata tilaisuuden suoraan esimerkiksi Facebookiin hallinnassasi olevalle sivulle. Kysymyksiä voi poimia etäosallistujilta hyödynnettäväksi tilaisuudessa. Lisäksi tallenne tilaisuudesta jää käyttöösi myöhempää varten. 

Kokous etänä tai hybridinä 
Lähikokouksiin osallistuminen voi vaatia monelta ylitsepääsemättömiä aikataulu- ja matkajärjestelyjä. Siksi etä- ja hybridikokoukset ovat erinomainen tapa madaltaa kynnystä osallistua kokouksiin. Hybridikokouksiin tarvitsee minimissään kokouskaiuttimen, jolla ääni kulkee puolin ja toisin laadukkaasti. Lisäämällä lähiosallistumispaikalle näytön ja kameran, jolla voi kuvata kokousosallistujia, osallistujat ovat jo hyvin vuorovaikutuksessa. Puheenvuorojen kerääminen kannattaa vastuuttaa esimerkiksi kokouksen sihteerille, joka kirjaa lähiosallistujien puheenvuorot kokousjärjestelmän chattiin sitä mukaa, kun puheenvuoroja pyydetään, jolloin osallistujat ovat tasavertaisessa asemassa riippumatta sijainnista. Mahdollisiin äänestyksiin kannattaa varautua etukäteen vähintään sillä tasolla, että puheenjohtajalla on tiedossa, miten mahdollisessa äänestystilanteessa toimitaan. Kokouspöytäkirjojen allekirjoituksiin löytyy myös useita hyviä sovelluksia, jotka ovat juridisesti päteviä. 

Osa puhujista etänä livetilaisuudessa 
Lähitilaisuuksissa puhujien saaminen paikalle voi olla välillä haastavaa. Jos tilassa on näyttö ja sopiva äänentoisto, mukaan on helppo ottaa etäpuhujia. Tarvitset ainoastaan puhujan kanssa yhteisen kokouksen, jonka heijastat näytölle ja ohjaat äänen parhaaseen käytettävissä olevaan kaiuttimeen ja mikrofoniin kokouksen asetuksista. Tässäkin tapauksessa kannattaa testata tekniikka ennen tilaisuutta! 

Tilaisuuden jälkeen

Osallistujat 
Jos tapahtuman aikana on jollekin osallistujalle luvattu lisätietoa, infoa tai heille on luvattu lähettää palautelomake, muista täyttää lupaukset mahdollisimman nopeasti. Tilaisuuden aikana tulleet erilaiset pyynnöt ja kysyjien yhteystiedot kannattaa kirjata ylös. Tapahtuman ilmoittautujalista, tai jos sellaista ei ole kerätty, Teamsin osallistujalista toimii hyvänä yhteystietolistana näille toimenpiteille. Tapahtuman kutsuja (Teams-ohjelmassa) saa haettua tapahtuman aikana osallistujaluettelon.  

Esiintyjät 
Aina kun mukana on ulkopuolisia puhujia/esiintyjiä lähettäkää heille erillinen kiitos tapahtuman jälkeen sekä pyytäkää palautetta tapahtumasta ja sen kulusta. Jos ulkopuoliselle ei makseta korvausta, voidaan häntä muistaa siitä huolimatta pienellä huomionosoituksella. Näin on miellyttävämpi ottaa yhteyttä seuraavalla kerralla. 

Järjestäjät 
Omalle talkooporukalle kuten tekniikasta vastaavalle, videoinnin editoijalle, juontajalle, ohjelman suunnittelijalle ja muille apuna olleille on hyvä antaa kiitokset. Järjestelyissä mukana olleilta pitää pyytää palautetta siitä, miten oma tehtävä sujui, miltä kokonaisuus vaikutti ja missä olisi parannettavaa ja huomioitavaa seuraavaa kertaa varten. 

Jälkimarkkinointi 
Ennakkoon on päätetty, tallennetaanko tilaisuus. Jos tallennetaan, pitää päättää miten ja kenelle sitä jälkikäteen halutaan jakaa tai markkinoida. Jos tilaisuus striimataan Facebookiin, julkaisu jää suoraan nähtäväksi, jos sen näin sallii. Jos haluat tallennetun tilaisuuden jälkeenpäin katsottavaksi, se pitää erikseen ladata haluamallesi alustalle Facebookiin tai Youtubeen. Jos tallennat ja jaat tallenteen katsottavaksi, muista myös markkinoida sitä niin omille kuin ulkopuolisille. Jos taas tallenne tulee vain sisäiseen käyttöön omalle järjestöväelle, se on mahdollista tallentaa Youtubeen yksityisenä, jolloin ainoastaan linkin saaneet pääsevät katsomaan videon. 

Kannattaa myös pohtia, voiko tallenteesta tai jostakin sen puhujasta yksittäisestä aiheesta tehdä nostoja yhdistyksen Facebook-sivulle ja pyrkiä saamaan näin keskustelua aikaiseksi. Jos keskustelun avaa, pitää keskustelua seurata ja olla valmis sitä tarvittaessa kommentoimaan. Youtube-tallenteen yksittäiseen kohtaan voi myös tehdä suoran linkin, josta pääsee katsomaan suoraan kyseisen osan. 

Nostot voivat olla järjestelmällisiä ja niitä voi tehdä useita yhdestä tapahtumasta/tallenteesta. Nostojen rytmi ja aiheet kannattaa suunnitella kerralla ja tehdä ne esimerkiksi valmiiksi ajastettuna odottamaan FB-sivulle. 

Myös lehdistö voi olla kiinnostunut verkkotapahtuman sisällöstä. Tee lyhyt yhteenveto tärkeimmistä asioista, kirjoita siitä pari kohtaa puhujan puheenvuoroiksi kuten ”totesi Matti Meikäläinen” ja mene kirjoituksessa aina ja heti asiaan. Sitaatteihin täytyy pyytää lupa sen sanojalta. Mitä pienempi lehti, sitä helpommin saa kirjoituksen yleensä läpi. Isoihin lehtiin on enemmän tunkua. 

Arviointi ja arkistointi 
Jokainen järjestettävä tapahtuma on yksilöllinen omine erityispiirteineen. Tapahtuman jälkeen on hyödyllistä käydä tapahtuma alusta loppuun yhdessä järjestäjien kanssa läpi ja kirjata onnistumiset ja kehittämisideat tulevia tapahtumia varten. 

Tallenna tapahtumamuistio ja huolehdi se myös yhdistyksen paperiarkistoon historiankirjoitusta varten. 

Tapahtumajärjestäjän tarkistuslista

Miksi? 
Mikä on tapahtuman tavoite? Onko se jäsenistön aktivointi, eduskuntavaalimenestys, informaation välitys, yhdistelmä näistä vai jotain ihan muuta? Kun tapahtuman tavoite on kiteytetty hyvin, muu suunnittelu helpottuu merkittävästi. 

Mitä? 
Mikä on tapahtuman sisältö? Onko tilaisuudessa yksi vai useita puhujia? Onko tapahtuma paikallinen vai tavoitellaanko osallistujia ympäri Suomea? Onko yleisön tarkoitus olla aktiivisesti mukana, vain kuulolla vai jotain siltä väliltä? Onko tapahtumaan käytettävissä budjettia? Jos on, kohdennetaanko varat markkinointiin, tapahtuman toteutukseen tai vaikkapa osallistujien kahvilahjakorttiin? 

Milloin? 
Järjestetäänkö tilaisuus arki-iltana, heti aamun aluksi vai esimerkiksi viikonloppuna? Milloin markkinointi on syytä aloittaa? Onko tilaisuus mahdollista katsoa jälkikäteen? 

Miten? 
Järjestetäänkö tilaisuus lähetyksenä yhdestä paikasta vai ovatko puhujat eri paikoissa? Halutaanko tilaisuuden ammattimaisuutta lisätä hyödyntämällä erillistä striimaukseen tarkoitettua sovellusta? Missä julkaisualustoilla tilaisuus halutaan näyttää? Mitä tekniikkaa järjestelyt vaativat? Onko tarvetta oheismateriaaleille? Onko kaikki osuudet livenä toteutettavia vai onko jokin osa esimerkiksi etukäteen tallennettu video? Onko tilaisuuteen ennakkoilmoittautuminen vai onko tilaisuus kaikille avoin?  

Kenelle? 
Mikä on tapahtuman kohderyhmä? Miten kohderyhmä saadaan tavoitettua ja houkuteltua etätapahtumaan? Miten suurta osallistujajoukkoa tavoitellaan? Onko tilaisuuden seuraamiseen järjestetty jokin fyysinen paikka? 

P.S. Tiiviit vastaukset yllä oleviin kysymyksiin ovat myös hyvä tiivistys tapahtuman sisällöstä, jota voit hyödyntää markkinoinnissa! 

Esimerkkejä etätilaisuuksissa hyödynnettävistä sovelluksista 

Kokousalusta 

• Microsoft Teams 

• Teams on kokoomuksen yleisimmin käyttämä kokousalusta. Se mahdollistaa etätilaisuuksien järjestämisen pienistä kokouksista aina tuhannen henkilön yleisötilaisuuksiin asti. Ominaisuuksiltaan Teams on monipuolinen ja mahdollistaa myös striimaamisen Facebookiin tai Youtubeen erillisen OBS-sovelluksen kautta. Kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen vaatii maksullisen Microsoft-tilin, mutta itse tilaisuuksien järjestäminen alustalla on maksutonta. www.office.com  

• Google Meet 

• Meetin suurin etu on maksuttomuus. Kuka tahansa voi luoda maksuttoman Google-tilin, joka mahdollistaa tilaisuuksien ja kokousten järjestämisen Google Meet-sovelluksessa. Maksuttomalla tilillä järjestetyn tilaisuuden maksimi osallistujamäärä on 100 henkilöä ja maksimikesto yksi tunti. meet.google.com 

Tilaisuuksien striimaaminen 

• OBS 

• OBS on live-lähetys- ja tallennussovellus. Se mahdollistaa ammattimaisten striimien tekemisen esimerkiksi Teamsilla järjestetyistä tilaisuuksista, videoista, kuvista ja käytännössä mistä tahansa digitaalisista lähteistä. Sovellus on erinomainen myös videosisällön tallentamiseen tietokoneella. https://obsproject.com/ 

• Youtube 

• Youtube on etätilaisuuksien osalta monikäyttöinen. Sitä voi käyttää suoraan live-lähetysten alustana. Voit myös tallentaa tilaisuuden jälkikäteen Youtubeen ja valita, onko tallenne julkinen, vai onko siihen oikeus esimerkiksi ainoastaan linkin saaneilla, jolloin voit lähettää linkin vain niille, joille tallenne kuuluu. Youtuben käyttämiseen tarvitset maksuttoman Google-tilin. www.youtube.com  

• Facebook 

• Facebook on myös etätilaisuuksien osalta monikäyttöinen alusta. Se toimii tilaisuuksien ennakkomarkkinointiin, live-lähetysten lähettämiseen esimerkiksi yhdistyksen tai ehdokkaan sivun kautta sekä nauhotteiden jakamisen jälkikäteen. www.facebook.com  

Pikaviestipalvelu 

• WhatsApp 

• WhatsApp on maailman käytetyin viestipalvelu, joka etätilaisuuksissa mahdollistaa esimerkiksi tapahtuman järjestäjäporukan ryhmän luomisen, jotta nopea kommunikointi onnistuu kesken tapahtumankin. Mobiilisovellus löytyy puhelimen sovelluskaupasta. 

Kyselyt tilaisuuksissa 

• Mentimeter 

• Mentimeter on näppärä kysely- ja esitystyökalu, jolla saat toteutettua maksutta esimerkiksi ammattimaisen näköiset kyselyt ja sanapilvet. www.mentimeter.com  

Lyhytlinkit 

• Bitly 

• Bitlyllä voi tehdä maksuttoman lyhytlinkin, joka johtaa esimerkiksi suoraan Teams-kokoukseen. Syntyvät linkit ovat muotoa bit.ly/mikätahansavapaaloppuosa. Markkinointi helpottuu esimerkiksi lehdessä, kun linkki on kohtuullisen lyhyt. www.bitly.com  

Yhteistyöskentely 

• Miro 

• Miro on ryhmätyöskentelyyn erinomainen whiteboard (liitutaulu) työkalu. Osallistujat voivat esimerkiksi tehdä käsitekarttoja, listauksia tai mitä vain mieleen tulee. Maksuttoman version ominaisuudet ovat rajalliset, mutta esimerkiksi yhdistykset voivat hakea Miron non-profit ohjelmaan, jolla saa ammattimaiset ominaisuudet käyttöön maksutta. www.miro.com  

Kuvien editointi 

• Canva 

• Canva on erityisesti kuvien muokkaamiseen tarkoitettu sovellus, joka on laajasti käytössä kokoomuksessa. Etätilaisuuksien kutsujen, mainosten ja muiden oheismateriaalien tekeminen Canvalla on helppoa ja nopeaa. Canvalla voit myös editoida lyhyitä videoita. Canvan käyttöön löytyy erillinen koulutus kokoomuksen materiaalipankista. www.canva.com, www.kokoomus.fi/canva  

Videoiden editointi 

• DaVinci Resolve 

• DaVinci Resolve on paras maksuton videoeditointiohjelma, jota kannattaa käyttää esimerkiksi Teams-nauhotteiden jälkieditointiin ja tekstittämiseen. Voit myös tehdä kätevästi lyhyitä nostoja kokoustallenteesta jaettavaksi sosiaalisessa mediassa. https://www.blackmagicdesign.com/products/davinciresolve 

• Clipchamp 

• Clipchamp on yksi parhaista maksuttomista selaimessa toimivista videoeditointisovelluksista. Koneelle ei siis tarvitse ladata mitään. Jos käytössäsi on heikkotehoisempi tietokone tai verkkoyhteys ja aiot tehdä ainoastaan hyvin vähän videoeditointia, Clipchamp on oikea vallinta. www.clipchamp.com  

Äänestäminen 

• OpaVote 

• Erityisesti kokousten virallisia äänestyksiä varten OpaVote on kustannustehokas ja helppo ratkaisu. Äänestyksen luomiseen tarvitset kokouksen osallistujien sähköpostiosoitteet sekä maksuttoman tilin. Pienet äänestykset hoituvat maksutta ja suurissakin äänestyksissä hinta on maltillinen. www.opavote.com  

Allekirjoittaminen 

• SarakeSign 

• SarakeSign on allekirjoitussovellus, jota voi käyttää esimerkiksi kokouspöytäkirjojen allekirjoittamiseen sähköisesti. Sovellus on yksityiskäyttäjälle maksuton. Ohjelman käytettävyys on hyvä ja allekirjoitusten keräämiseen käytetään allekirjoittajien sähköpostiosoitteita. www.sarake.fi